Praktisk

Til alle typer af arrangementer er der praktiske udfordringer som skal løses på den ene eller anden måde, Rom & Dukater 5 er ingen undtagelse.

I afsnittet her vil vi gennemgå det løsninger vi tilbyder, og så tydeligt som muligt forventningsafstemme hvilke udfordringer vi fra projektet løser, og hvilke udfordringer deltagerne selv står for at løse.

Overordnet er det arrangementets opgave at sørge for at skabe de praktiske rammer for spillets afvikling, og vi vil tilbyde forskellige tilkøbs ordninger, som har til fordel at dække så mage af spillernes behov som muligt. Der vil dog være behov og ønsker vi ikke kan opfylde. Har du særlige behov er det derfor vigtigt at du sætter dig grundigt ind i hvad vi kan tilbyde, og selv er parat til at varetage de behov der falder udenfor det arrangement tilbyder.

Tidsplan

Opsætning 10-20 Juli 2023

Spildage: 20-23 Juli 2023

Oprydning: 23 Juli 2023

Se flere oplysninger om planen på den “udvidet tidsplan” her

Se udvidet tidsplan

Forplejning

Vi har en ambition om at der i spilområdet findes in-game madboder som tilbyder forskellige mindre madtilbud, herunder veganske. Dette er dog kraftigt afhængigt af hvilke muligheder der opstår, via initiativerne blandt deltagerne, og derfor ikke noget vi som arrangører kan garantere, bliver udbudt.

Vi ønsker at fremme deltagere der ønsker at opbygge og bemande en in-game bod i forbindelse med deres lejr. Disse vil derfor sammen med mad-boder blive tilbudt in-game lejer plads før andre hold har mulighed for at booke lejer pladser. Hvis i som deltagere har lyst og ambitioner om at opbygge og bemande en mad bod, bør i tage kontakt til os hurtigst muligt.

Der tilbydes en simple generisk madordning mod tilmelding og gebyrordningen kan IKKE individualiseres til at dække personlige kost præferencer, behov eller spisevaner. Formålet med ordningen er at tilbyde, en pris effektiv og solid forplejning. Vi forventer madordningen vil være den samme der tilbydes arrangementets crew, og en fuld og detaljeret madplan offentliggøres samtidigt med at tilmeldingen til ordningen åbnes d.20.6.2023.

Visionen for ordningen er at lave mad fra bunden, med f.eks. helstegt gris, lam og kylling. Hvor resterne anvendes til f.eks. pulled pork, kylling og lam efterfølgende. Det er visionen at der sammen med kødet serveres, forskellige priseffektive grønsager, salater og brød. Det er ikke planen at kød sammenblandes med grønt i f.eks. gryderetter. Omvendt anvendes der mælk, smør og andre animalske produkter i madlavning, til f.eks. fløde kartofler, kartoffel eller grøntsagsmos.

Faciliteter

Toilet/bad
Arrangementet tilbyder kønsopdelt badevogn med samlet 8 bad og 2 stk. træk & slip toiletter. Det til opstilles en toiletvogn med 10 stk. træk & slip toiletter.

Off-game cafe/ information
Vi tilbyder traditionen tro adgang til en off-game cafe, som fungerer som tilholdssted når deltageren har behov fra en pause fra spillet. Et sted, hvor man kan købe et par toasts, en kop kaffe og en sodavand mens man slapper lidt af.

Samtidigt fungerer stedet som en information, hvor man kan kontakte organisationen med spørgsmål og problemer. Informationen vil vurdere hvilke tiltag der er behov for i forhold til henvendelsen, og kontakte rette vedkommende. Formålet er at sikre at i som deltagere har et arrangement som fungerer så godt som muligt, og samtidigt har arrangører som er nærværende og relativt tilgængelige. Tak fordi i bruger informationen som indgang!

In-game lejer placering og bookning

Spillet foregår i mejeriets hovedbygninger og afhængigt af antallet af deltagere i de tilstødende haller. For at kunne booke lejr skal hele holdet naturligvis være tilmeldt arrangementet og have betalt deltagergebyr. Der kan derfor kun bookes lejr i forhold til holdets antal tilmeldte deltagere, og ikke i forhold til det forventede antal deltagere.
Alle lejre i hovedbygningerne ligger i spil området og skal være ingame, hvor vi fra arrangementets side forventer at egne forsyninger og udstyr som er offgame, deponeres så det ikke er synligt. Deltagere der i forvejen har en lejr i området, har fortrinsret til denne lejr indtil 20.april 2023, hvor arrangørerne efterfølgende laver status over antallet af in game lejre der er tilgængelige, og åbner for bookning af både off-game og in-game lejr.
Lejrpladser vil blive tildelt efter først til mølle-princippet, hvor størrelsen passer med antal tilmeldte deltagere på bookningstidspunktet. Fordelingsnøglen er i omegnen af 3m2 per deltager på holdet.

Ved bookning af lejr vil der blive opkrævet et rengøringsdepositum, som tilbagebetales når lejeren er godkendt som rengjort af den ansvarlige arrangør. Der er indregnet EL til forbrug for de enkelte hold, som dækker behovet for et lille køleskab og lidt led lys og en enkelt kogeplade/kogekande til holdets eget forplejningsbehov. Husk at alt det nævnte udstyr er noget holdet selv står for at frem og bortskaffe.

OFF-GAME LEJR

Der er mulighed for at booke plads i off-game lejr som traditionelt foregår i telt. Det er naturligvis muligt at have plads i både off-game og in-game lejr. Off-game lejr placeres på et græsareal nær parkeringsarealet. Det er vigtigt at man booker begge dele på forhånd, så vi kan forberede det korrekte antal pladser i vores planlægning.
Der er ikke adgang til EL i offgame lejren, eller på anden måde adgang til forplejnings udstyr, faciliteter eller opbevaring i forbindelse med ophold i off-game lejeren. Vi henviser til vores forplejningstilbud, eller til at finde aftaler med de andre hold.

Campingvogne
Der vil være plads til et endnu ukendt antal pladser til campingvogne i off-game lejr, derfor skal der bookes plads til din campingvogn inden du dukker op med den. Campingvogne vil blive placeret på græsarealet, i en separat afdeling. Det er ikke tilladt at opsætte fortelt, medmindre der overnattes i forteltet.

Alle campingvogne som medbringes til arrangementet, skal have påmonteret gyldige nummerplader. Hvis campingvognen anvender flaskegas, skal den være gastestet. Der er ikke adgang til EL til din campingvogn, medmindre du har en verificeret aftale med os om det.

Alkohol til Rom & dukater 5

Vi tilbyder at man frit kan drikke alkohol til arrangementet, vi forventer dog samtidigt at man som deltager ikke er mere påvirket end at man kan tage vare på sig selv, andre og deres grænser. Der vil i spil området være en eller flere udskænkningssteder, hvor man kan købe alkohol. Vi ønsker ikke at man til Rom & Dukater 5 tager større mængder af alkohol med til arrangementet hjemmefra. Vi forventer at deltagerne støtter op om hinandens initiativer.

Vi tolererer ikke at deltagerne sælger alkohol under arrangementet uden en klar aftale med os. Vi tolerer ligeledes ikke et ukontrolleret alkoholforbrug, der medfører væsentligt gene for andre deltagere, vores frivillige eller vores omgivelser.

Ønsker jeres hold at opbygge og drive et udskænkningssted, så tag kontakt til os.

Opbygning/oprydning indbydes ansvar

Det er deltagerne som opbygger, dekorerer og bemander de enkelte lejre de får tildelt. Det er arrangementet der opbygger, dekorerer og bemander fældes arealerne. Det samme gør sig glædende når der ryddes op.

Deltagerne forventes at rydde lejren grundigt op, og efterlade den i samme stand som den blev tildelt. Alt medtaget udstyr skal tages med hjem fra området, deltagerne kan ikke efterlade medtaget udstyr eller dekor. Arrangementet tilbyder ikke adgang til en affaldscontainer, og deltagerne skal derfor selv sikre korrekt bortskaffelse af medtagne genstande.

Vi forventer af deltagerne får godkendt deres oprydning før de forlader arrangementet i begge lejr områder.

Share with #ROD5